Câu1: Trong các kỹ năng giao tiếp hành chính: nghe, nói, đọc, viết kỹ năng
nào quan trọng nhất ? tại sao ? ví dụ nơi công tác
Kỹ năng giao tiếp hánh
chính là khả năng nhận biết cách mau bẹ những biểu hiện bên ngoài của đối tượng
giao tiếp mà suy luận ra tâm lý bên trong của họ. Đồng thời biết sử dụng các
phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ ( cử chí, điệu bộ, nét mắt, nụcười v.v…)
biết cách định hướng, điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp nhằm đạt
được mục đích trước của giao tiếp. Như vậy, kỹ năng giao tiếp hành chính: nghe,
nói, đọc ,viết; kỹ năng nghe là quan trọng nhất có những điểm sau:
- Kỹ nănng nghe: là một
trong những kỹ năng quan trọng của quá trình giao tiếp. Thực tế nghe là việc
khó làm do có những trở ngại chủ quan và khách quan khiến không tập trung tinh
thần được. Để khắc phục những trở ngại đó, hãy xen xét cách tăng cường khả năng
nghe của mình bằng cách:
+
cải thiện dáng điệu như:
-
Giữ
tư thể cởi mở tỏ ra sẵn sàng nghe người nói, tránh tư thế khép
kín uể oải hay tư thế khiêu khích.
Đồng thời cử chỉ cũng phải cởi mở làm cho người nói cảm thấy dễ chịu, tránh
những cử chỉ nóng nảy gây khó chịu.
-
Nét
mặt cũng quan trọng; hãy bày tỏ quan tâm như thỉnh thoảng
mỉm cười hoặc gất đầu.
-
Tiếp
xúc bằnng mắt là dấu hiệu quan trọng nhất của sự lắng nghe,
tức là hãy nhìn thẳng vào mắt họ (
mắt của người nói ).
+ Cải thiện cách suy nghĩ
của mình: như chúng ta đã biết:
-
Biết
lắng nghe phải do lòng chân thành nên cần kiểm soát cả cảm
tưởng lẫn tư tưởng của mình. Chúng ta
hãy thông cảm với người nói, lắng nghe trước đã, không nên chặn ngang hay phản
đối trước khi diễn giả nói xong. Những ý
tưởng hay không nhất thiết được nói ra nhanh chóng và chính xác, thâm chí rõ
ràng.
-
Hãy
kiềm chế sự nóng nảy của mình, đừng làm cho sự giao tiếp bế
tắc bằng cách tranh cãi, chỉ trích
hay nổi giận quá sớm.
-
Cố
gắng suy nghĩ một cách khách quan và với tinh thần phân tích.
Trong khi lắng nghe hãy sắp xếp những
ý chính, cân nhắc những chứng cứ. Ngoài việc lắng nghe nội dung lời nói, hãy
phân tích cảm tưởng của người nói, cách người đó nói như thế nào ( giọng nói,
âm lượng, nét mặt, cử chỉ ) vì đôi khi người ta nói ra điều khác hẳn với điều
muốn nói.
+
Mình muốn nói gì khi giao tiếp ( khi nghe người khác nói ): Bí quyết để biết
lằng nghe là biết chịu đựng sự im lặng, hãy nghĩ rằng đó là cơ hội để nghe
người khác nói, dù cảm thấy khó chịu phải im lặng. ậ đây có thể có 3 kỹ thuật như:
chăm chú quan tâm; suy luận không phê phán cho tới khi người nói hết; nói những
câu ngắn và giữ im lặng thay vì tranh luận có tác động lớn trong việc lắng
nghe.
Chúng
ta phải chú ý: Nghe gồm có khoa học kỹ thuật, nghe có công thức và có dự luận.
Muốn tác động có hiệu quả đến người khác thì có thể nghe có 4 mức độ như: Lờ
nghe, giả vờ nghe, nghe một cách chọn lọc, nghe thấu cảm và nghe chăm chú. Nghe
thấu cảm phải hy sinh nhiều an toàn để nghe thật sâu sắc, bởi vậy phải hết sức
cởi mở để chịu tác động của người khác.
Câu2: Vì sao
cần giao tiếp trong hành chính ?
Giao
tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa người với
người hoặc giữa ng]ời với các yếu tố xã hội nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất
định. Nói cách khác, giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin hai chiều giữa
người nhận và người phát thông tin để nhận biết và tác động lẫn nhau trong quan
hệ người với người nhằn đạt được mục đích nhất định.
Lý
do cấn giao tiếp trong hành chính
1. vai trò quan trọng của giao tiếp:
- Giao tiếp là quá trình
truyền, nhận thông tin gắn liền với việc tìm hiểu những đặc điểm đặc thù của
quá trình trao đổi thông tin giữa hai bên giao
tiếp có tính đến mục đích, tâm thế và ý định của nhau. Bởi vậy, quá
trình giao tiếp là quá trình là giàu thêm về kiến thức và kinh nghiệm của các
bên tham gia giao tiếp.
- Giao tiếp là quá trình
nhận thức lẫn nhau, là cơ sở nảy sinh tỉnh cảm, sự gắn bó và phụ thuộc lẫn
nhau, là sự tác động lẫn nhau giữa các bên có thể là hợp tác hoặc cạnh tranh,
tương ứng là sự động tình hay xung đột. Điều này giúp các nhà quản lý hành
chính biết các ứng xử có hiệu quả với vai trò là công bộc của dân.
- Giao tiếp là quá trình
tác đông qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau có thể theo chiều hướng tốt hoặc xấu. Giao
tiếp hình thành hình ảnh về người khác, các định các phẩm chất và đặc điểm hành vi của người đó.
2. Đặc điểm của quan hệ
hành chính
- Hình chính là việc quản
lý của cơ quan hành chính Nhà nước. Thực hiện quản lý phải tuân theo các khâu:
lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra đòi hỏi có giao tiếp giữa mọi người với nhau.
Mặt khác, hành chính có nghía là điều hành nên việc truyền đạt những mệnh lệch,
chỉ thị, văn bản là thường xuyên đòi hỏi phải có giao tiếp.
- Tính thứ bậc trong quan
hệ hành chính: cơ quan hành chính cấp dưới thực hiện mệnh lệch và chịu sự kiểm
tra của cơ quan hành chính cấp trên. Nhân viên thực hiện mệnh lệch và chịu sự
kiểm tra của thủ trưởng. Điều này đòi hỏi giao tiếp giữa cấp trên với cấp dưới
và ngược lại ngoài việc tuân thủ những nguyên tắc chung của giao tiếp còn phải
tính đến quan hệ thứ bậc nhằm bảo đảm tính pháp quyền của trong hoạt động hành
chính là mọi công chức phải nắm vững quyền lực, sử dụng đúng đắn quyền lực, bảo
đảm đúng chức năng và thẩm quyền của mình khi thực thi công vụ.
- Quan hệ trực tiếp với
công dân: có khá nhiều hoạt động hành chính có quan hệ trực tiếp với công dân
đòi hỏi cán bộ thực thi hoạt động phải có quan hệ giao tiếp phù hợp để bảo đảm
hiệu quả công việc, bảo đảm thực thi nguyên tắc “ cán bộ là công bộc của dân ”.
- Tính không vụ lợi: hoạt
động hành chính phục vụ không theo đuổi mục tiêu lợi nhuận, không đòi hỏi người
phục vụ trả thù lao, hành chính nhà nước không phục vụ riêng cho mình mà phục
vụ toàn dân. Do đặc điểm tình hình về nhiều mặt nên trong thực tế một số hoạt
động hành chính công sẽ có sự đóng góp của nhân dân tuỳ theo mức độ dịch vụ
được cung cấp. Bởi vậy, rất cần thiết phải có giao tiếp giữa những người thực
thi công vụ với xã hội dân sinh.
- Tính nhân đạo: hành
chính Nhà nước mang tính nhân đạo sâu sắc thể hiện ở việc tôn trọng con người,
phục vụ con người và lấy mục tiêu phát triển là động lực, sự cưỡng chế hành
chính trên thực tế là biện pháp cuối cùng và cần thiết để xử lý vi phạm chứ
không phảI chỉ mục tiêu trừng phát.
3. ý nghĩa quan trọng của
giao tiếp trong hành chính
- Đối với cơ quan hành
chính Nhà nước: thông qua giao tiếp có hiệu quả hoàn thành sứ mệnh được giao
phó, góp phần vào việc xây dựng Nhà nước pháp quyền của Nhân dân, do Nhân dân,
vì Nhân dân.
- Đối với công dân: thông
qua giao tiếp hành chính có hiệu quả, công dân thoả mãn các nhu cầu của mình,
hài lòng với cung cách phục vụ của các cơ quan hành chính Nhà nước, từ đó niềm
tin vào Đảng, Nhà nước ngày càng được củng cố, địa vị làm chủ của Nhân dân được
khẳng định.
- Đối với xã hội: giao
tiếp hành chính có hiệu quả hoặc thành công giúp cho các họat đọng và các mối
quan hệ xã hội được vận hành liên tục, dân liên hệ với cơ quan hành chính Nhà
nước chứ không riêng từng cán bộ, công chức trong cơ quan hành chính Nhà nước
một nền hành chính là bảo đảm tính chính quy, hiện đại của một bộ máy hành
chính có kỷ luật, kỷ cương.
Câu3: Những
quy nào trong giao tiếp hành chính cần chú ý ? ví dụ chứng minh
1. Quy luật động cơ trong hành vi của cá
nhân
* Động cơ là gì ? : Động
cơ đóng vai trò quan trọng trong khi đánh giácác
động cơ của cá nhân vì mỗi cá nhân
khi hoạt động đều có những nguyên do chứ không hoạt động một cách vô cớ (cái gì
thúc đẩy hành vi của con người). Vì vậy, khi xem xét hành vi phải tìm hiểu, nắm
bắt một cách kịp thời động cơ của người đó.
Động
cơ có thể được mô tả như là một lực nào đó thúc đẩy, điều khiển bên trong của
mỗi cá nhân để họ hành động đạt được một mục đích nào đó. Lực này sản sinh ra
bắt đầu từ sự trống rỗng do bị căng thẳng và nó tồn tại cho đến khi nhu cầu đó
được thoả mãn.
Khi
nghiên cứu một hành vi của công dân đối với Nhà nước hoặc một hành vi nào đó
khi biết rõ động cơ nhưng không biết rõ tâm lý cũng có thể dẫn đến kết quả sai.
Chú
ý: các hành vi của công dân và công chức phải có nguyên nhân sau xa xuất phát
từ tâm lý về một nhu cầu trống rỗng: sự cay cú về vị trí trên dưới hoặc một lý
do nào khác.
*
Nhu cầu là gì ?: là cái tất yếu, tự nhiên, là thuộc tính tâm lý của con người,
là sự đòi hỏi để con người tồn tại và phát triển một cách tất yếu. Nếu nhu cầu
được thoả mãn sẽ gây cảm xúc dương tính dễ chịu, ngược lại gây cản xúc âm tính,
căng thẳng.
Nhu
cầu thường trực trong mỗi con người từ những nhu cầu cơ bản nhất ăn, ở, mặc,
học hành, công việc v.v…
Nếu
không nói được chính xác nhu cầu thì một số nhu cầu không được tính đến nên
không hiểu được hành vi của con người là gì. Nếu xem xét không thấu đáo dẫn đến
chồng chéo. Phải nhóm tất cả các nhu cầu phân theo từng loại.
Con
người có các nhu cầu sau đây: sinh lý, an toàn, giao tiếp, địa vi xã hội (cao
nhất). Nhu cầu sinh lý còn được gọi là nhu cầu bản năng, thiết yếu, sơ cấp, vật
chất, nhu cầu thuộc phần con. Các nhu cầu khác là nhu cầu giành được. Nhu cầu
sinh lý( ăn, ở, mặc ) không thể thiếu được đối với sự tồn tại của mỗi cá nhân.
Nhóm nhu cầu giành được là sự cần thiểt để đáp ứng cho con người.
Tính
thứ bậc của nhu cầu: nhiều người cho rằng nhu cầu thứ bậc thấp nếu được thoả
mãn m[si sinh ra nhu cầu bậc cao hơn. Nhu cầu bậc cao quyết định hành vi của
mỗi cá nhân.
Các đặc điểm của nhu cầu:
- Nhu cầu là cái gây nên
nội lực của mỗi cá nhân, chính là động cơ hành động của mỗi cá nhân, là mầm
mống, nguyên nhân của các hành vi.
-
Bất cứ nhu cầu nầo cũng có mục đích và các mục đích này luôn thay đổi. Mục đích
thay đổi phụ thuộc vào yếu tố như: tự nhiên, xã hội, kinh tế và phương thức
sinh hoạt cá nhân, trình độ tiếp thu văn minh của cá nhân.
-
Nhu cầu cá nhân không bao giờ được thỏa mãn hoàn toàn, nhất là nhu cầu về tinh
thần. Nhu cầu vật chất chỉ thỏa mãn bằng vật chất, nhu cầu này luôn có tính chu
kỳ. Nhu cầu về tinh thần có thể thoả mãn bằng cả vật chất và tinh thần.
-
Các nhóm nhu cầu về tâm lý rất khó đo lường, khó xác định và không theo một quy
luật tự nhiên, xã hội cụ thể.
-
Nhu cầu được phản ánh trong ý thức của mỗi cá nhân ở các cấp độ khác nhau: ý
hướng ( thấy cần điều gì đó ), ý muốn ( muốn một cái cụ thể nhưng chưa xác định
được phương thức thực hiện được ), khát vọng ( thèm khát một cái gì đó mà chủ
thể đã ý thực được phương thức hành động và sẵn sàng hành động ). Nhìn chung ai
cũng có tâm lý muốn một số thứ.
2.
Quy luật đời sống tình cảm trong giao tiếp hành chính
Việc
hiểu biết những quy luật giúp cho người giao tíep đúng.
*Quy luật lay lan:
là cảm xúc, tình cảm của người này có thể lây truyền sang người khác. Trong
hành chính phải chú ý hiện tượng tâm lý xã hội hoảng loạn vì lây lan là quá
trình một người này tự đưa mình vào trạng thái tâm lý của người khác: nếu không
còn tin tưởng vào cách làm việc của cơ quan hành chính Nhà nước thì những người
khác cũng có thái độ tương tự như vậy. Có hai cơ chế lây lan từ từ và bùng nổ
cần phải được xem trọng để điều khiển nó có lợi cho tập thể, cho xã hội. Ví dụ: trong giao tiếp giữa cấp trên và cấp dới
trong buổi lễ đơn vị đó đợc tặng danh hiệu suất sắc do cấp trên trao tặng. Sự
lây lan cảm xúc vui mừng này sẽ khiến cho thái độ làm việc của tất cả nhân viên
của tổ chức này tích cực với nhiệm vụ.
*Quy luật thích ứng: là một cảm xúc nào
đó được lặp đi lặp lại nhiều lần một cách không thay đổi đến một lúc nào đó
lắng xuống không còn tác động nữa. ví dụ: xa thương gần thường.
*Quy luật tương phản:
là một cả nhận này có thể làm tăng một cảm nhận khác, có thể xảy ra đồng thời
hoặc nối tiếp. Đó là tác động qua lại giữa cảm xúc, tình cảm, âm tính và dương
tính thuộc cùng một loại. ví dụ: Nếu tố chức,
công nhân nào đó, từ cảm xúc vui với thành tích của cơ quan nhng sau đó, sẽ
chuyển qua thái độ không hài lòng vì thành tích đó thất ra cha đạt đợc vì họ
cho là thái độ làm việc của một nhân viên cha tốt.
*Quy luụat di chuyển: là cảm xúc, tình
cảm của đối tương này được chuyển sang một đối tương khác. Biểu hiện đặc trưng
là “ giận cá chém thớt”
“ vơ đũa cả nắm ”.
3.Các kiểu người theo khí
chất: Mỗi hành động, cảm xúc của một cá
nhận được biểu hiện đa dạng, trên cơ
sở đó có thể đoán qua tính khí như sau:
*Chia theo xếp hạng ( PAPLOP )
- Tính khí nóng: là người có hệ thần kinh thuộc kiểu mạnh nhưng
không cân bằng. Thường mạnh bạo, vội
vàng, sôi nổi. Thường thiên hoạt động về cơ bắp chứ không về trí tuệ, dễ nóng
nảy, cục cằn trong quan hệ nhưng thường không để bụng lâu. Thường thành công
trong các công việc lúc đầu khởi sự thì khó khăn, thường chóng chán nếu không
vượt qua được khó khăn.
- Tính khí hoạt: Thần
kinh mạnh, cân bằng, linh hoạt. Thường vui vẻ tự tin, qua hệ rộng, dễ thích
nghi với môi trường, nhiều sáng kiến, đa mưu mhưng nếu không rèn luyện đạo đức
thì rất nguy hiểm. Nừu có đạo đức thì rất tốt.
-
Tính khí trầm: Thần kinh mạnh, cân bằng nhưng không linh hoạt. Thường có tác
phong khoan dung, điềm đạm, ít bị môi trường tác động, ít khi thể hiện niềm
vui, nổi buồn. Quan tâm có tính nguyên tắc, cắn cứ và thích nghi với hoàn cảnh
chậm, làm việc ngăn nắp, làm việc gì làm đến cùng, nhớ lâu, chính xác.
-
Tính ưu tư: Có hệ thần kinh yếu, không cân bằng, không linh hoạt, phản ứng rất
chậm chạp, dễ bị môI trường kích động. Thường hay u sầu, buồn bã, ít ngoại giao
nhưng chu đáo.
*Chia theo dáng hình ( LEVY )
-
Mảnh khảnh: Có đôI mắt tinh, nhanh nhưng giấc ngủ không sâu, hay chóng mặt.
Phản ứng nhanh nhưng cử chỉ lúng túng. Nhay cảm quá cao khi đâu đớn. Không chịu
đựng được tiếng ồn. Hay phân tích mổ xẻ nội tâm, thiên về hoạt động trí óc.
Thích cái mới, lạ, coi thường những truyền thống mang tính giáo điều. Trong
quan hệ với người khác đôi khi biểu hiện thiếu cởi mở, thái đọ khó đo lường nếu
gặp khó khăn. Có đặc thù thích giải sầu bừng rượu.
-
Béo: Có giấc ngủ sâu, dài, da mịn màng, phản ứng chậm, thích ngao du, giao tiếp
thân thiện, tôn sùng những điều thuộc về ký ức, truyền thống. Không chịu được
cảnh cô đơn. Là người tốt bụng, có tài quyết đoán, thích cái cụ thể, thức tế,
không ưa cái trừu tượng.
-
Cơ bắp: Phản ứng nhanh, mạnh, gọn, có sức chịu đựng, thẩm mỹ cao, hoạt động đa
dạng, coi thường gian khó, hoạt bát, năng nổ, hóm hỉnh, thích quyền lực, hay
ghen.
*Quy luật tâm lý về phép dùng người
- Ngưu tầm ngưu, mã tầm mã: Giao tiếp
mang tính dư luận là những ngườii thường thích dùng người hợp với mình theo
nghĩa rộng, là những người có cùng ham lợi ( thu nhập ), tính nết ( quan điểm
), cùng suy nghĩ về công việc, cùng sở thích( không tìm người hợp tất cả mà chỉ
cần hợp một mặt).
-
Khi dùng người: Muốn dùng người tốt thì
bản thần người dùng không được xấu. Muốn có được người tốt, kinh nghiệm lịch sử
đưa ra nhiều phép thử bằng lợi lộc, rượu hoặc yêu cầu hứa hẹn ( để xem xét độ
tin cây ).
-
Biến thiên tâm lý: Giả sử có một ê kịp đồng bộ ( không theo nghĩa phe phái )
nhưng không tồn tại bất biến vì trong ê kịp có sự biến thiên tâm lý do có người
rất giỏi nên không chấp nhận sự lặp đi lặp lại, họ ưa đổi mới nên tìm cách để
thay đôei môi trường. Những người giỏi thường tìm cách chuyển từ thụ động sang
chủ động, họ thường có đòi hỏi cao về tình thần và vật chất. Nếu người lãnh đạo
không quan tâm hoặc không biểu hiện sự quan tâm thì sẽ có biến thiên tâm lý.
-
Dụng nhân như dụng mộc: Thông thường những người tài thường có tật nên cần phải
biết khai thác mặt mạnh, hạn chế mặt yếu của họ. Biết bố trí đúng người, đúng
việc. Người muốn dùng được người có tài nhưng có tật phải là người có đức độ
cao, có khả năng thuyết phục, có mưu lược lớn.
#
Một số điều cần tránh trong khi dùng người:
- Tránh cầu toàn: mạnh dạn sử dụng những người
nào cảm thấy cótài
nhưng còn có nhược điểm; nên dũng cảm
dưa họ vào vị trí mới để họ có điều kiện rèn luyện mình và phát huy năng lực.
-
Tránh
buông lỏng: mỗi vị trí có quyền lực nhất định nên cần tránh
sử dụng người quá đà. Kiểm tra là
khâu quan trọng để tránh buông lỏng, nhưng cũng phải có cách kiểm tra tốt để tránh
trường hợp chỉ tốt khi có mặt người quản lý khi không có thì ngược lại.
-
Tránh
không biệt người: nếu không biết thì sẽ sử dụng người sai.
-
Tránh
không biết khen, chê: không động viên kịp thời, không phê
bình kiên quyết sẽ không có hiệu quả
trong việc dùng người.
-
Tránh
dùng người mà không biết kinh nghiêm dân gian: căn cứ vào kinh nghiệm dân gian
để đoán về diện mạo, trực giác.
Câu 4: Cách
phân loại đối tượng giao tiếp
Trong quan hệ giao tiếp
bao giờ cũng có ít nhất 2 đối tượng. Người ta có thể có nhiều cách phân loại
đối tượng giao tiếp sau:
1.
Xét theo tính chất giao tiếp nội bộ
trong cơ quan, tổ chức:
-
Trong các cuộc họp: Có 4 đối tượng giao tiếp là người chủ
toạ, thư
ký, thủ trưởng và toàn bộ những người
tham gia khác. Mỗi người đều có vai trò quan trò quan trọng như nhau để cụoc
họp đạt được mục tiêu:
+ Chủ toạ giữ vai trò trung lập, kôi
kéo, giúp đỡ mọi người tập trung phát biểu ý kiến bằng việc gợi ý, khuyến khích
và đảm bảo cho những người nhút nhát có cơ hội để tham gia ý kiến đặt câu hỏi,
ngăn chặn tình trạng một người nói quá nhiều, làm sáng tỏ các ý kiến phát biểu,
kết nối các ý kiến, lắng nghe và ghi chép, theo dõi phản ứng, thái độ của mọi
người, ngăn chặn những ý kiến mang tính công kích.
+ Thư ký ghi trung thực những ý kiến
phát biểu, không công khai vào công việc của chủ toạ, không ghi lời nhận xét
chủ quan của mình nếu không phát biểu ý kiến.
+ Thủ trưởng phải luôn tôn trọng mọi
thành viên và ý kiến phát biểu của họ, bình tĩnh trước những ý kiến trái ngược
với quan điểm của minh, không can thiệp công khai vào việc điều hành của chủ
toạ.
+ Nghiên cứu người tham gia khác:
tham gia ý kiến tại cuộc họp và tổ chức thực thi nên cần nói ngắn gọn, lịch sự,
không chen ngang, không đả kích, phê phán. Đi họp đúng giờ, chú ý và ghi chép,
dũng cảm bảo vệ hoặc rút lui ý kiến của mình.
Để
giao tiếp trong cuộc họp thành công đòi hỏi phải chú ý đến bầu không khí thoải
mái, thân tình, cởi mở tránh gượng gạo, hình thức, khách sáo v.v
- Giao tiếp cấp trên – cấp dưới: Trong giao tiếp này có hai đối tượng
là người lãnh đạo, quản lý và nhân viên của cơ quan, tổ chức:
*Người
quản lý, lãnh đạo: Là người dành nhiều thời gian giao tiếp bằng lời nói, có thể
qua điện thoại hoặc các cuộc họp. Nghiên cứu của nước Anh đã chỉ ra rằng người
lãnh đạo thường dành 60 – 80% để giao tiếp bằng lời nói. Trong giao tiếp với
cấp dưới, người lãnh đạo, quả lý cần:
+
Tin và tín nhiệm nhân tài ( nhân tài được trọng dụng dẽ làm việc hết mình, tạo
điều kiện cho họ chủ động phát huy tài năng, dám nghĩ, dám làm ).
+
Dùng người như dùng mộc: Thông thường người tài thường có tật nên cần phải biết
khai thác mặt mạnh, hạn chế mặt yếu của họ. Biết bố trí đúng người, đúng việc.
Người muốn dùng được người có tài nhưng có tật phải là người có đức độ cao, có
khả năng thuyết phục, có mưu lược lớn.
+
Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nhân tài: Tài năng được phát tiển và hoàn thiện
trong hoạt động và học tập.
+
Lắng nghe ý kiến cấp dưới: Để biết đợpc tình hình hoạt động có gì khó khăn,
thuận lợi, biết được tâm tư, nguyện vọng của quần chúng để có biện pháp thỏa
mãn, biết được mức độ chính xác và hợp lý của các quyết định, chính sách mà
mình đưa ra và lợi dụng được sức mạnh
trí tuệ của tập thể, khuyến khích tính tích cực, sáng tạo của mọi người.
+
Tôn trọng và quan tâm cấp dưới: Nhu cầu được tôn trọng là không thể thiếu được
của con người. Tôn trọng và quan tâm đến cấp dưới để khuyến khích cấp dưới làm
việc hăng say, có hiệu quả “ Nừu chúng ta sốt sắng thành thực quan tâm đến
người khác thì chỉ trong 2 tháng sẽ có nhiều bạn thân hơn là 2 năm gắng công
bắt người khác quan tâm đến mình ”( Dale cảnegie ), nghĩa là không chỉ thực
hiện mệnh lệnh mà còn phải quan tâm đến những mối quan hệ tâm lý, tình cảm.
+
Không quên lợi hứa để tránh xuất hiện tâm lý tiêu cực trong cơ quan, tổ chức.
+
Khen, chê kịp thời: Khen để ghi nhận, kích thích, động việ sự cố gắng của cấp
dưới; chê để cấp dưới nhận ra được những sai sót của mình không tự ái, không
đau khổ, tức tối bằng sự chân tình, thân ái với động cơ trong sáng, không phê
bình trước mặt người thứ 3. Đồng thời cần bày tỏ sự tin tưởng vào việc khắc
phục và sửa chữa sai lầm của cấp dưới.
*Cán
bộ – công chức – nhân viên cần:
+
Tuân thủ trật tự đẳng cấp. Không được vượt cấp mặt dù không hợp với cấp trên
trực tiếp.
+
Phản hồi thường xuyên việc thực hiện công việc của mình.
+
Tiếp nhận sự phê bình đúng mực.
+
Quý trọng thời gian của cấp trên, trình bày ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể.
+
Cư xử khéo léo, không chê bai cấp trên, nói xấu sâu lưng họ.
+
Học hỏi phong cách và kinh nghiệm tốt của cấp trên.
-
Giao tiếp đồng nghiệp: Trong giao tiếp này có đối tượng là
cán bộ,
công chức, nhân viên của cơ quan, tổ
chức với nhau. Giao tiếp này có ý nghĩa quan trọng trong việc hoàn thành các
nhiệm vui công tác được giao. Mỗi đối tượng trong giao tiếp này cần:
+ Dùng hành vi của mình làm cho đồng
nghiệp thấy rằng giao tiếp với mình là an toàn: Không tò mò về đời tư, không
bình luận người khác khi không có họ, không có chấp sai lầm v.v….
+ Có đi có lại với đồng nghiệp những
không nên trao đổi một cách thực dụng.
+ Cần có giao tiếp trực tiếp với tần
số hợp lý.
+ Cạnh tranh lành mạnh vì mục đích
chung.
+ Đối xử đồng nghiệp chân thành, khen
ngợi đồng nghiệp vô tư, tự nhiên.
+ Phân biệt rõ việc công, việc tư.
2.
Xét theo tính chất giao tiếp của cơ
quan, tổ chức với bên ngoài
+ Giao tiếp với công
nhân: Trong giao tiếp này đối tượng là cơ quan,
tổ chức và cá nhân công dân.
- Cơ quan, tổ chức có đại
diện giao tiếp với cá nhân công dân bằng các
hình thức trực tiếp thông qua các giao dịch
hàng ngày; qua các hội nghị, hội thảo có sự tham gia của công dân hoặc sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng,
triển lãm giới thiệu v.v… Đòi hỏi phải có trách nhiệm với công dân, đáp ứng nhu
cầu khi công dân đã hoàn thành các nghĩa vụ của mình theo quy định; thông tin
kịp thời trong trường hợp chậm chễ; tôn trọng công dân; cầ giữ khoảng cách hợp
lý với công dân; tất cả mọi công dân đều có giá trị như nhau và khuyến khích
công dân phản hồi thông tin về phong cách, thái độ phục vụ.
- Công dân cũng cần tôn
trọng những nguyên tắc trong giao tiếp. Các Bộ, công chức hành chính là người
thay mặt cho Nhân dân thực thi quyền lực Nhà nước nhưng có địa vị pháp lý do
pháp luật quy định nên công dân cũng cần tôn trọng những quy định đó của pháp
luật để có thái độ đúng mực trong giao tiếp.
+
Giao tiếp với cơ quan, tổ chức khác: Đối tượng giao tiếp này là các cơ quan, tổ
chức. Cũng có thể giao tiếp trực tiếp hoặc gián tiếp. Các đối tượng cần thực
hiện đúng thời gian, tôn trọng những quy định của cơ quan, tổ chức mà mìmh giao
tiếp, tôn trọng người được cơ quan, tổ chức cử là đại dịên để thực hiện giao
tiếp, thông cảm nếu đối tượng giao tiếp tỏ ra quan trọng để đạt được muc tiêu
giao tiếp của mình.
Câu5: Giao
tiếp là gì ?
Giao tiếp là hoạt động xác lạp và vận
hành các mối quan hệ xã hội giữa người với người hoặc giữa người với các yếu tố
xã hội nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất định. Nói cách khác, giao tiếp là quá
trình trao đổi thông tin hai chiều giữa người nhận và người phát thông tin để
nhận biết và tác động lẫn nhau trong quan hệ người với người nhằm đạt được mục
đích nhất định.
Giao tiếp trong hành chính là gì ?
Giao
tiếp trong hành chính là hoạt động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con
người với nhau trong phạm vi hành chính, nhằm thoả nãm những nhu cầu nhất định.
Dưới góc độ của khoa học hành chính,
hành chính được hiểu là hoạt đọng trong lĩnh vực tổ chức, quản lý và điều hành
được tiến hành trên cơ sở sự ràng buộc bởi những quy tắc nhất định do Nhà nước
hạơc các chủ thể khác quy định hoặc thừa nhận, có tính chất bắt buộc, áp đặt
hoặc mệnh lệnh ( quyền lực – phục tùng ) nhằm tới một mục đích phục vụ cho lợi
ích chung đã được xác định. Chính vì vậy, cũng có thể hiểu giao tiếp trong hành
chính là giao tiếp xuất hiện giữa các thành viên trong cơ quan hành chính với
nhau hoặc giữa họ với các cơ quan khác và với công dân trong phạm vi hành
chính.
Giao
tiếp trong hành chính có chức năng chủ yếu là thu, nhận và trao đổi thông tin
giữa các bên giao tiếp có tính đến mục đích, tâm thế và ý định của nhau, qua đó
các bên xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, điều chỉnh hành vi để cùng hiểu biết về
tình huống, có cùng tiếng nói đem lại nhiều lợi ích nhất.
Các loại giao tiếp hành chính:
- Theo nội dung tâm lý
của giao tiếp : Có giao tiếp nhằm thông báo những thông tin mới, nhằm thay đổi
hệ thống động cơ và giá trị hoặc nhằm khích thích, động viên hành động.
-
Theo môi trường tổ chức của giao tiếp: (1) Giao tiếp bản thân: giao tiếp với tư
cách vừa là người giử, vừa là người xử lý thông tin.(2) giao tiếp liên nhân
cách được tiến hành giữa hai cá nhân nằm mục tiêu hoàn thành công việc và duy
trì kết quả.(3) giao tiếp nhóm và giao tiếp xã hội ( giao tiếp tổ chức ).
-
Theo tính chất tiếp xúc: (1) Trực tiếp là loại hình giao tiếp thông dụng nhất,
có hiệu quả nhất do mặt đối mặt, sử dụng phương tiện là lời nói, cử chỉ, hành
động nên những hiểu lầm, thông tin thiếu chính xác được điều chỉnh kịp thời
trong quá trình giao tiếp. (2) Gián tiếp là giao tiếp không đối mặt mà qua
phương tiện trung gian như ngôn ngữ hoặc chữ viết hoặc ký hiệu. Đây là giao
tiếp kém hiệu quả hơn vì không nhìn thấy cử chỉ, hình dáng, hành động của nhau
nên sự phản hồi thông tin rất chậm, đối tác có thể không hiểu hết các khía cạnh
tế nhị của thông tin do được hỗ trợ bởi các phương tiện phi ngôn ngữ.
Thực tế không phải lúc
nào cũng sử dụng giao tiếp trực tiếp, người ta thường kết hợp cả hai loại, nhất
là đối với những vấn đề phức tạp vì giao tiếp bằng văn bản bao giờ cũng có tính
pháp lý cao hơn và cũng tiện cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
- Theo số lượng tham dự:
Giao tiếp song phương, giao tiếp đa phương.
-
Theo tính chất của giao tiếp:(1) Chính thức là giao tiếp mà các nguyên tắc giao
tiếp đã được ấn định theo pháp luật, theo một quy trình thể chế hoá như họp,
mít tinh, học tập v.v…(2) không chính thức là giao tiếp không có ràng buộc nghi
thức, mang nặng tính cá nhân theo thông lệ, tập quán của mỗi địa phương, dân
tộc.
-
Theo đặc điểm hoạt đọng: Có bao nhiều họat đọng thì có bấy nhiêu giao tiếp.
-
Theo khoảng cách của giao tiếp: Ngoại giao (trên 4 m), thân mật ( trên 1,2 m -
dưới 4 m), tình cảm (0,45 m–1,2 m), giao tiếp ruột thịt (0 m – 0,45 m).
-
Theo thế tâm lý giữa hai bên giao tiếp: Giao tiếp thế mạnh, thế yếu và thế cân
bằng ( ai cần ai, ai sợ ai v.v…). Mỗi thế tâm lý chi phối hành vi trong giao
tiếp. Tuy nhiên, mỗi bên trong quan hệ giao tiếp có nhiều mối quan hệ ràng
buộc, có thể ta mạnh hơn họ trong mối quan hệ này những lại yếu hơn trong mối
quan hệ khác vì vậy cần có sự điều chỉnh thế tâm lý cho phù hợp với từng tình
huống.
-
Theo thái độ và sách lược: (1) giao tiếp kiểu thắng – thắng: mọi người cùng tìm
kiếm lợi ích chung, các bên tham gia giao tiếp đều thoả nãm nhu cầu của
mìmh.(2) giao tiếp kiểu thắng – thua là giao tiếp mà các bên đều muốn mình
thắng, đối tượng thua. Đây là kiểu giao tiếp không thích hợp với sự hợp tác.
(3) giao tiếp kiểu thua – thắng là kiểu giao tiếp mà các bên làm hài lòng và
nâng nhượng vô nguyn tắc, miễn sao giữ được mối quan hệ tốt đẹp. (4 ) giao tiếp
kiểu thua – thua là giao tiếp mà cả hai bên cùng thua do đã trở nên căng thẳng
và kết quả của giao tiếp không thành.
Câu6: Hãy phân
loại giao tiếp ?
Giao tiếp là hoạt động xác lạp và vận
hành các mối quan hệ xã hội giữa người với người hoặc giữa người với các yếu tố
xã hội nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất định. Nói cách khác, giao tiếp là quá
trình trao đổi thông tin hai chiều giữa người nhận và người phát thông tin để
nhận biết và tác động lẫn nhau trong quan hệ người với người nhằm đạt được mục
đích nhất định.
- Nếu xét theo hình thức
chúng ta có thể chia thành 2 loại hình giao tiếp như sau đây:
+ Giao tiếp chính thức là
loại hình giao tiếp có ấn định về thời gian
trước, có kế hoạch và phù hợp với
pháp luật. Ví dụ các cuộc họp, các cuộc mít tinh, các cuộc tiếp xúc giữa các
nguyên thủ quốc gia, v.v…
+
Giao tiếp không chính thức là loại giao tiếp không có quy định trước, không
theo một quy tắc nào, trong thực tế các cuộc giao tiếp không chính thức thường
giúp sức và hỗ trợ cho các cuộc giao tiếp chính thức tưởng chừng như đổ vỡ lại
thành công. Trong quản lý giao tiếp không chính thức đôi khi mang tính quyết
định, giao tiếp không chính thức thường diễn ra ở phong ăn, phòng chờ nơi nghỉ
mát v,v…
- Nếu xét theo tính chất
của giao tiếp chúng ta có thể chia thành hai loại giao tiếp:
+ Giao tiếp trực tiếp là
loại hình phổ biến nhất, giao tiếp trực tiếp làcác
bên trực tiếp gặp nhau để trao đổi bàn bạc,
giao tiếp trực tiếp thường là cuộc giao tiếp kết thúc cho mọi cuộc giao tiếp
kéo dài nhiều ngày. Theo điều tra thì loại giao tiếp trực tiếp thường chiếm 80%
trong hoạt động giao tiếp cảu con người. Giao tiếp trực tiếp có ưu điểm là nắm
rõ tâm tư tình cảm của nhau một cách cụ thể đồng thời dễ gây được thiện cảm.
Trong quản lý hầu hết các cuộc giao tiếp đều kết thúc bằng các cuộc giao tiếp
trực tiếp.
+
Giao tiếp gián tiếp là dùng các công cụ như: thư từ, công văn, hoặc các phương
tiện kỹ thuật: điện thoại, telex, internet, hoặc thông qua người thứ ba để
truyền thông tin v,v… Loại hình giao tiếp này có ưu điểm là năng động, linh
hoạt, chớp được thời cơ, mặt khác cùng một lúc cũng có thể giao tiếp được với
nhiều người ở nhiều nơi khác nhau.
Xã hộicàng văn minh thì loại hình
giao tiếp gián tiếp bằng các phương tiện kỹ thuật càng phát triển. Ngày nay để
đánh giá một nước có phát triển hay không cũng phải xem các phương tiện giao
tiếp có hiện đại và phổ biến hay không.
-
Xét theo cực ly chúng ta có thể phân thành:
+
Theo khoảng cách của giao tiếp: Ngoại giao (trên 4 m), thân mật ( trên 1,2 m -
dưới 4 m), tình cảm (0,45 m–1,2 m), giao tiếp ruột thịt (0 m – 0,45 m).
- Xét theo quy mô của
cuộc giao tiếp chúng ta chia thành các loại
hình sau: + Giao tiếp vi mô. + Giao tiếp vĩ mô.
- Xét theo người tham dư
trong giao tiếp thì chúng ta chia thành các
loại hình giao tiếp sau:
+
Giao tiếp song phương là chỉ có hai người hoặc hai bên giao tiếp với nhau. Ví
dụ hai bạn, hai vợ chồng hoặc hai đồng nghiệp trao đổi với nhau.
+
Giao tiếp nhóm là loại giao tiếp có từ trên hai người hoặc từ ba bên trở lên
giao tiếp với nhau. Ví dụ giao tiếp nhóm G7, giao tiếp khối ASEAN...
+
Giao tiếp xã hội hay còn gọi là quảng giao Ví dụ giao tiếp ở FESTIVAL thế giới
là những cuộc giao tiếp mang tầm quốc tế. Ngày nay phong trào hội nhập quốc tế
ngày một phát triển mạnh, việc giao lưu mang tầm quốc tế là một tất yếu khách
quan được nhiều nước quan tâm và ủng hộ.
- Xét theo mục đích
nghiên cứu chúng ta có các loại giao tiếp sau:
+
Giao tiếp trong kinh doanh.
+
Giao tiếp tình cảm.
+
Giao tiếp trong quản lý.
+
giao tiếp trong chính trị.
+
Giao tiếp trong quân sự.
Câu7: Khi trao
quyết định tinh giảm biên chế cần chú ý những điều gì ?
Giảm
biên chế là một việc làm không ai muốn nhưng để bảo đảm hiệu quả họat động của
bộ máy Nhà nước, việc làm này là cần thiết. Khi trao một quyết định tinh giảm
biên chế cho một người cụ thể cần chú ý những vấn đề sau:
-
Chọn
thời điểm và nơi chuyển đạt thích hợp.
-
Cho
biết rõ lý do.
-
Không
nhắc đến những từ chạy cảm liên quan đến tuổi, giới tính và khiếm khuyết của cơ
thể.
-
Sẵn
sàng chịu đựng những phản ứng của người tiếp nhận.
-
Không
khuấy động những việc khác.
-
Thông
cảm, chia rẻ.
-
Tránh
đổ thừa cho cấp trên.
Câu8: Khi uỷ
thác cho cấp dưới cần chú ý những điều gì ?
Uỷ
thác cho cấp dưới thực hiện công việc là xu hướng ngày càng được ứng dụng rộng
rãi nhằm tăng tíng chủ động, sáng tạo cho cấp dưới trong việc tổ chức, thực
hiện có hiệu quả công việc của cơ quan, đơn vị. Để uỷthác cần chú ý những vấn
đề sau đây:
-
Khả
năng hoàn thành công việc.
-
Tinh
thần, trách nhiệm, thái đọ của người được uỷ thác ( không
giao việc nếu người được giao có ý
không muốn thực hiện hoặc sợ không thực hiện được ).
-
Mục
tiêu, nội dung, thời gian hoàn thành công việc phảI rõ ràng, cụ thể
-
Truyền
đạt rõ để đối tượng nhận uỷ thác hiểu được.
-
Có
đủ điều kiện vật chất để họ thực hiện được uỷ thác.
-
Đưa
ra các tình huống giả định để xem tính sáng tạo và cách hiểu
của người nhận việc để có cơ sở cho
việc điều chỉnh.
-
Sãn
sàng giúp đỡ khi gặp khó khăn. Động viên để họ xin giúp đỡ.
-
Cần
có kế hoạch dự phòng
Câu9: Hoà hợp
với cấp dưới người lãnh đạo phải làm gì ?
Trong
hoạt động của bất cứ cơ quan, tổ chức nào,
vai trò của người lãnh đạo là hết sức quan trọng, để hoàn thành sự mệnh
của cơ quan, tổ chức đòi hỏi người lãnh đạo phải có phương pháp, phải tạo được
bầu không khí làm việc có hiệu quả. Muốn vậy cần phải giữ được hoà hợp với cấp
dưới. Để làm được điều này, người lãnh đạo cần:
-Tin
và tín nhiệm nhân tài ( nhân tài được trọng dụng dẽ làm việc hết mình, tạo điều
kiện cho họ chủ động phát huy tài năng, dám nghĩ, dám làm ).
-
Dùng người như dùng mộc: thông thường người tài thường có tật nên cần phải biết
khai thác mặt mạnh, hạn chế mặt yếu của họ. Biết bố trí đúng người, đúng việc.
Người muốn dùng được người có tài nhưng có tật nhưng có tật phải là người có
đức độ cao, có khả năng thuyết phục, có mưu lược lớn.
-
Hết sức quan tâm đạo tạo bồi dưỡng nhân tài: tài năng của con người không phải
được sinh ra, mà là được hình thành và phát triển trong hoạt đọng và học tập.
-
Lắng nghe ý kiến cấp dưới: để biết dược tình hình hoạt đọng có gì khó khăn,
thuận lợi, biết được tâm tư, nguyện vọng của quần chúng để có biện pháp thoả
nãm, biết được mức đọ chính xác và hợp lý của các quyết định, chính sách mà
mình đưa ra và lợi dụng được sức mạnh trí tuệ của tập thể, khuyến khích tính
tích cực, sáng tạo của mọi người.
-
Tôn trọng và quan tâm cấp dưới: nhu cầu được tôn trọng là không thể thiếu được
của con người. Tôn trọng và quan tâm đến cấp dưới để khuyến khích cấp dưới làm việc hăng say, có hiệu quả “ Nừu chúng ta
sốt sắng thành thực quan tâm đến người khác thì chỉ trong 2 tháng sẽ có nhiều
bạn thân hơn là 2 năm gắng công bắt người khác quan tâm đến mình ”( Dale
Carnegie ), nghĩa là không chỉ thực hiện mệnh lệch mà còn phải quan tâm đến
những mối quan hệ tâm lý, tình cảm.
-
Không quên lời hứa để tránh xuất hiện tâm lý tiêu cực trong cơ quan, tổ chức.
-
Khen, chê kịp thời: khen để ghi nhận, kích thích, động viên sự cố gắng của cấp
dưới; chê để cấp dưới nhận ra được những sai sót của mình không tự ái, không
đau khổ, tức tối bằng sự chân tình, thân ái với động cơ trong sáng, không phê
bình trước mặt người thứ 3. Đồng thời cần bày tỏ sự tin tưởng vào việc khắc
phục và sửa chữa sai lầm của cấp dưới.
-
Khi giao tiếp cố gắng để cho cấp dưới nói; nếu có vấn đề phải để họ giải toả;
tham khảo ý kiến họ; phải lờ đi những sự châm chọc; phải tỏ ra thông cảm với họ
và cố gắng gọi đúng tên họ thường xuyên.
Câu10: Kỹ
thuật lắng nghe cần chú ý điều gì để nâng cao ?
Lắng
nghe là một trong những kỹ năng rất quan trọng trong giao tiếp. Trong giao tiếp
người ta thường dùng 42% thời gian cho việc nghe, còn lại 58% thời gian cho
việc nói, đọc và viết. Lắng nghe giúp cho con người thoả nãm nhu cầu, biết tôn
trọng người khác, thu thập được nhiều thông tin hơn giúp cho việc quyết định
chính xác hơn, tạo được mối quan hệ tốt đẹp hơn với người khác, tìm hiểu người
khác tốt hơn do nắm được tính cách, tính nết, quan điểm của họ. Giúp người khác
có được sự lắng nghe hiệu quả, giải quyết được nhiều vấn đề vì thực tế có nhiều
vấn đề không giải quyết được chỉ vì người ta không chịu lắng nghe nhau.
Trong
quan hệ hành chính, lắng nghe sẽ giúp mệnh lệch và chỉ thị từ trên xuống và
những đóng góp từ dưới lên được tiếp thu một cách đẩy đủ, chính xác; cải thiện
được mối quan hệ giữa lãnh đạo, quản lý và nhân viên; giúp nhà quản lý, lãnh
đạo lượng giá được mức đọ chính xác và hợp lý của những quyết định mà mình đưa
ra; nảy sinh nhiều ý tưởng sáng tạo trong nhân viên và ý tưởng mới cho việc
giải quyết công việc của nhà lãnh đạo, quản lý; hạn chế được yếu tố nhiều trong
giao tiếp và nâng cao hơn nhận thực cho tất cả mọi người.
Cần
chú ý những vấn đề sau để nâng cao kỹ thuật lắng nghe sau đây:
*
Kỹ năng biểu lộ sự quan tâm: Để thể hiện sự quan tâm của mình đến cầu chuyện
của người đối thoại, ta phảI chú ý tới tư thế, dáng điệu, cách dùng ánh mắt
v,v…
-
Tạo bầu không khí bình đẳng bằng một tư thế “ dấn thân ” ( ngồi ngang tầm, đối
diện ).
-
Nhìn vào người nói một cách nhẹ nhàng, không quá chăm chú vào một bộ phận của
khuôn mặt hoặc cơ thể.
-
Không làm việc riêng khi lắng nghe người khác nói.
-
Kiên trì lắng nghe, không ngắt ngang lời , không phản đối ngay sau khi nghe
thông tin.
-
Ghi chép tóm tắt nội dung nghe.
*
kỹ năng gợi mở: Khi nghe ta cũng cần phải có cách khuyến khích để cho đối tượng
trút bầu tâm sự.
-
Khuyến khích người nói tiếp tục câu chuyện bằng cách tỏ ra rằng bạn hiểu vấn
đề, thông cảm với họ có thể bằng một cái gật đầu, một nụ cười , một ánh mắt
v.v…
-
Hãy cẩn thận lắng nghe và sẵn sàng phản hồi bằng lời lẫn không bằng lời như “
Ư, thế à ”, “ Rồi sao nữa ”, “ Cho tôi biết thêm nữa đi” và kèm theo nụ cười và
cái gận đầu.
-
Thỉnh thoảng đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn và để chứng tỏ bạn đang chú ý lắng nghe
như khi người đối thoại nói “ TôI thật sự không ưa gì anh chàng thư ký đó ”.
Bạn có thể hỏi thêm “ Anh ta có thật là một người không đàng hoàng không ? ”.
-
Khi nghe bạn coa thể vừa tỏ ra trung lập vừa quan tâm bằng cách dùng những từ
hoặc câu vô thưởng vô phạt với một giọng tích cực như “ tôi hiểu ý đó ”, “ Ư hứ
”.
-
Giữ một sự thinh lặng đầy quan tâm cũng là cách làm cho đối tượng phải lấp đầy
khoảng trống bằng những lời bổ sung, giải thích…Tuy nhiên, việc xác định thời
gian im lặng bao nhiêu cho hợp lý là vấn đề nhạy cảm.
*Kỹ
năng phản hồi: phản ánh tức là người nghe sắp xếp lại và nêu nội dung những
điều người kia vừa nói nhằm làm cho đối tượng biết là mình đã hiểu họ như thế
nào.
-
Diễn đạt lại điều mình đang nghe.
-
Yêu cầu trình bày lại ( Nừu thấy cần thiết ).
Câu11:Trình bày phong cách giao tiếp và ấn tượng đầu tiên ( cái gì hình thành
phong cách, loại phong cách, ấn tượng ban đầu có quan trọng không, cái gì quan trọng
).
C.Mác đã khẳng định “ Con
người là tổng hoà các mối quan hệ xã họi ”, bất kỳ ai trên thế giới này cũng
không thể đ]ợc một mình, ai cũng được sinh ra trong một xã hội, có mối quan hệ nhiều chiều trong xã hội,
không thể không có giao tiếp vì giao tiếp giúp cho con người thoả nãm các nhu
cầu trao đổi thông tin, kinh nghiệm, chia sẻ, giúp đỡ v,v…
Giao tiếp là hoạt động
xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa người với người hoặc giữa người
với các yếu tố xã hội nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất định. Nói cách khác,
giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin hai chiều giữa người nhận và người
phát thông tin để nhận biết và tác động lẫn nhau trong quan hệ người với người
nhằm đạt được mục đích nhất định.
Phong cách giao tiếp: Là phương pháp mà
con người dùng để trao đổi thông tin với nhau hàng ngày. phong cách giao tiếp
của mỗi người do hoạt động của hệ thần kinh quy định đồng thời nó phụ thuộc vào
phong tục tập quán, truyền thống của từng vùng quy định.
Phong cách giao tiếp được
cấu trúc bởi:
- Phần cứng là những tác
phong, hành vi ổn định, lâu dài nó do hệ thần
kinh quy định rất khó thay đổi. Phần cứng tạo
ra dáng đi, dáng đứng, dáng ngồi, cách ăn nói cho từng con người cụ thể, ví dụ
người có tính khí nóng thì có tác phong giao tiếp nhanh nhẩu nhưng hay cẩu thả
đại khái.
- Phần mềm là nhứng hành
vi, cử chỉ linh hoạt nó thay đổi theo tình
hình thực tế từng lúc từng nơi, phần
mềm nó gắn liên với nghệ thuật giao tiếp của từng người, phần mềm nó phát triển
theo tuổi đời của con người, nếu tuổi già thì chín chắn, bảo thủ còn người
trung niên thì chững chạc, thông minh có nhiều sáng kiến, còn tuổi thành niên
thì nhanh nhẹn, thông minh đôi khi mạnh mẽ quá mức.
Ấn tượng đầu tiên: Là khi gặp nhau đồng thời nhận xét,
đánh giá đối tượng giao tiếp ngay phút gặp. Nếu ấn tượng đầu tiên tốt thì giao
tiếp thành công 50%, ngược lại nếu để lại ấn tượng xấu thì mất rất nhiều công
sức và thời gian để sửa chữa hình ảnh của mình trong con mắt của người khác.
Thực tế có những người ấn tượng đầu
tiên tốt nhưng càng quan hệ càng chán, ngược lại có những người ấn tượng đầu
tiên rất chán nhưng càng quan hệ càng thấy nhiều điểm tốt.
Ấn tượng đầu tiên được cấu trúc thành
3 phần:
-
Cảm
tính: chiếm ưu thế lớn, được đánh giá qua những dấu hiệu bên
ngoài về hình thức, cử chỉ, điệu bộ,
trang phục, giọng nói, lời nói.
-
Lý
tính: suy luận là chính về những dấu hiệu về phẩm chất cá nhân
như tính khí, tính cách, năng lực
v.v…
-
Cảm
xúc: gồm nhữnh dấu hiệu biểu hiện tình cảm tuỳ theo mức
hấp dẫn bên ngoài.
Bản chất của ấn tượng đầu tiên mà các
cá nhân có được do việc cảm giác, tri giác ban đầu đối với người tiếp xúc với
họ.
Các quy tắc để có ấn tượng đầu tiên:
-
Quy
tắc 12: đánh giá qua 12 từ đầu tiên như xin lỗi, cản ơn, vâng
v.v… và người ta quan tâm đến 12 bước
đi đầu tiên như dáng đi, dáng đứng, độ
cao, khuân mắt v.v..
-
Quy
tắc 4 phút: quan tâm 4 phút ban đầu để đánh giá đối tượng
giao tiếp thông qua người ăn mặc,
dáng đi, dáng đứng, cách ngồi v.v…
-
Quy
tắc sự tưởng tượng trước về đối tượng: bị chí phối bởi 1 số
hiệu ứng hào quang ( đánh giá đối
tượng thông qua khuôn mẫu nghề nghiệp )
đồng nhất( suy bụng ta ra bụng người,
đồng nhất đối tượng và người giao tiếp ), khác giới ( những đặc trưng của giới
tính ) , khoảng cách xã hội ( mỗi người đóng vai gì trong giao tiếp ), địa lý (
khác biệt các vùng, thói quen, tập quán ).
Những tiêu chuẩn đánh giá
người lịch sự trong giao tiếp
-
Trang
phục, vệ sinh cá nhân phù hợp điều kiện, hòan cảnh cụ thể,
đừng sặc sỡ loè loẹt quá dễ làm cho
người ta có ác cảm, đến đúng giờ hẹn.
-
Cách
chào hỏi, bắt tay: đúng quy tắc, khi bắt tay cần tỏ ra niềm
Nở phải nhìn thẳng vào người mình bắt
tay,không rung, lắc. không chủ động bắt tay người lớn tuổn hơn hoặc có chức vụ
cao.
-
Tư
thế giao tiếp: không quá kênh kiệu, xum xoe,
-
Nói
năng giao tiếp: xưng hô đúng cách, phù hợp hoàn cảnh
Tiểu chuẩn 4 S: cười,
lịch sự, nhanh nhẹn, chân thành
Câu12: Vì sao
trong giao tiếp hành chính, người lãnh đạo cần cọi trọng ân – uy ? liên hệ nơi
công tác.
Giao
tiếp trong hành chính là hoạt động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con
người với nhau trong phạm vi hành chính, nhằm thoả nãm những nhu cầu nhất định.
Ân
tức là ngoài những lời nói thân mật và sự đối đãi tốt, thì cấp trên cũng cần
phải nhớ được danh tính của cấp dưới. Mỗi buổi sáng khi chào hỏi, nếu thân mật
gọi tên cấp dưới và nở một nụ cười, nhất định hiệu suất làm việc ngày hôn đó
của anh ta sẽ rất cao. Cấp dưới cho rằng, giám đốc quan tâm tới mình, vì vậy
mình phải làm việc thật tốt. Ngoài ra, cấp trên cũng cần biết quan tâm đến cuộc
sống của cấp dưới, lắng nghe những tân tư của họ. Sắp xếp chu đáo cho họ nơi ăn
chốn ở.
Uy
tức là phải có mệnh lệnh và sự phê bình. Nhất định phải thi hành mệnh lẹnh.
Không thể lúc nào cũng khách khí, để duy trì cái ấn tượng khiếm tốn của mình mà
không dám chỉ ra những điều sai trái. Cần tỏ rõ sự uy nghiêm của cấp trên để
cấp dưới hiểu rằng sự phán đoán của mình là chính xác, cần phải chấp hành một
cách vô điều kiện.
Sự uy nghiêm của cấp trên
còn thể hiện ở sự sắp xếp và giao phó công việc cho cấp dưới. Một mặt phải để
cho cấp dưới độc lập tiến hành công việc, mặt khác khi giao phó nhiệm vụ cần
phải nói rõ yêu cầu, khi nào cần phải hoàn thành và cò tiêu chuẩn gì. Sau khi
đã bố trí cần phải kiểm tra tình hình tiến hành công việc của cấp dưới.
Việc sử dụng song song
giữa ân và uy mới có thể điều khiển được cấp dưới và phát huy hết tài năng của
họ.
Dùng cái ân chính là phải
coi cấp dươí như một người bạn tri ân. Cái gọi là tri ân đơn giản mà nói chính
là “ lòng quan tâm ”, một tấm lòng quan tâm đến đối phương, lắng nghe những tâm
tư tình cảm của họ, như vậy cấp dưới sẽ cảm thấy đó là một tình cảm ấm áp chứ
không phải là áp lực. Nếu bạn có thể hiểu dược tâm tư tình cảm của họ, như vậy
cũng không cần phải thể hiện quá nhiều, quá sâu sắc, chỉ cần thể hiện quan tâm
trước nhữnh sự việc cấp bách, còn với nhữnh việc khác chỉ cần giả như “ ngây
ngô ” là được. Song là được điều này, đôi khi cần phải thể hiện sự “ ngây ngô ”
của bạn trong những thời điểm thích hợp. Có thể cấp dưới sẽ cảm thấy thiếu tự
nhiên trước sự “ ngây ngô ” của bạn, song lại rất yên tâm đối với bạn. Nhưng về
mặt thái độ vẫn cần phải thể hiện sự “ tri ân ” đối với họ, nếu không quan hệ
giữa bạn với họ cũng sẽ có những thay đổi.
Trong doanh nghiệp, chúng
ta thừơng nghe thấy những lời than vãn từ phía các lãnh đạo “ Cũng chẳng biết
phải làm sao nữa, cấp dưới của tôi luôn cáu bẳn, dường như họ có điều gì chưa
hài lòng. Lúc thì kêu lương thấp, lúc thì kêu là công việc không lý thú, thế
này cũng không được, thế kia cũng chẳng xong, dường như bên ngoài chỗ nào cũng
hơn ở đây” Chúng ta thường nghe thấy cấp dưới to nhỏ với nhau rằng “ Trời đất !
Không biết hàng ngày cấp trên chúng ta làm gì mà lại sắp xếp công việc như thế
này, ông ta không hề nghĩ cho chúng ta ” Cấp trên lại than thở rằng “ Sao bây
giờ con người ta lại khó quản lý vậy, cả ngày làm việc mệt chết đi được, mà họ
thì cứ làm ngơ , dường như mọi việc đều là của tôi ”.
Con người là loài động
vật rất có tình cảm. Nừu như bạn có thể thay đổi cấp dưới bằng tình cảm thì bạn
sẽ đạt được những thành quả ngoài sự mong đợi.
Câu 13: Tại
sao phải nghiên cứu môn học “ giao tiếp hành chính ”?
Lý
do phải nghiên cứu môn học giao tiếp hành chính là:
Về cơ bản, giao tiếp là điều có tính
sống còn đối với bất kỳ sự quan hệ nào của nhân loại. con người không thể phát
triển bình thường nếu không tiếp xúc với người khác. Sự giao tiếp cho phép ta
phát tiển xã hội văn minh và truyền kiến thức từ thế hệ này qua thế hệ khác. Sự
giao tiếp cho ta tổ chức công việc và tổ chức những người công tác. Không có giao
tiếp, không thể có tổ chức xã hội. Như vậy, giao tíep là điều quan trọng đối
với xã hội loài người và mọi tổ chức nói chung. Giao tiếp không chỉ để thăng
tiến mà còn để đạt được kết quả cùng với người khác và thông qua sự cộng tác
của người khác để đáp ứng nhu cầu chung.
Giao
tiếp là một trong những hoạt động quan trọng nhất đối với các nhà quản lý hành
chính.
Hành
chính là việc quản lý của cơ quan hành chính Nhà nước. Thực hiện quản lý phải
tuân theo các khâu: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra đòi hỏi có giao tiếp giữa
mọi người với nhau. Chỉ nghiên cứu giao tiếp thuộc về hành chính.
Hành
chính có nghĩa là điều hành nên việc truyền đạt những mệnh lẹnh, chỉ thị, văn
bản là thường xuyên đòi hỏi phải giao tiếp.
Trong
giao tiếp có thể thành công hoặc không thành công nên phảI có phương pháp để
gaio tiếp thành công. Nừu giao tiếp thất bại sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến quả
trình phát triển kế tiếp của cá nhân vì “ Một sự bất tin, vạn sự khó tin ”.
Nhận xét
Đăng nhận xét